Belajar dari Implementasi MySAP di Pertamina

Baru-baru ini ramai dibicarakan masalah implementasi MySAP di Pertamina, sehingga terjadi kelambatan dalam Delivery Order (DO) dari Pertamina ke SPBU-SPBU, tapi banyak yang belum paham apa perbedaan SAP R/3 dengan MySAP?

Perbedaannya adalah sbb:

• SAP ERP (R/3) functionality is a fundamental building block of all e-business solutions.
• For ERP functionality, SAP offers SAP R/3
• For E-Business functionality, SAP offers mySAP
• SAP R/3 is naturally included in mySAP
• In general, e-business can include all commercial activities – from internal processes within the enterprise to collaborative processes that integrate external companies. Enterprise-centric processes are an important prerequisite for collaborative processes.

terus apa hubungan antara perbedaan tersebut dengan keterlambatan DO?
Atau apa hubungan jenis mySAP dengan kelangkaan BBM?

Hubungannya adalah Pertamina melakukan proses implementasi atau tepatnya upgrade ke versi SAP yg lebih baru yaitu MySAP, dimana di versi yang baru ini dimungkinkan external company bisa berkomunikasi dengan SAP system, seperti kita ketahui dalam proses implementasi suatu system baru tentunya ada langkah2 strategis yang perlu dilakukan, sebelum system itu dijalankan di real system, misal via pilot project terlebih dahulu atau strategi lainnya, pertanyaannya adalah bagaimana strategi yang dilakukan oleh Pertamina?

Untuk melengkapi saya lampirkan berita yang berkaitan, dari detik.com

===
Pertamina: Kelangkaan BBM Bukan Masalah Stok

Jakarta - Pertamina kembali menegaskan bahwa kelangkaan BBM yang terjadi beberapa hari terakhir bukan disebabkan minimnya stok melainkan masalah transisi pelayanan administratif dan adanya rumor penurunan harga BBM yang menyebabkan SPBU-SPBU mengambil sikap mengurangi penebusan.

"Yang terjadi saat ini bukan masalah stok kita, tapi gangguan suplai atau lebih pada masalah administratif dan sikap tidak mau rugi kepada SPBU, kita juga akan memberikan kompensasi kepada SPBU yang merasa dirugikan," kata Direktur Utama Pertamina, Ari Soemarno dalam acara konferensi pers di Depo Plumpang, Minggu (4/1/2009).

Ari mengakui, selama kurun waktu 3 hari ke belakang memang terdapat beberapa SPBU yang benar-benar mengalami kekosongan sedangkan sisanya mengalami gangguan distribusi terutama di daerah-daerah pinggir.

Menurut Ari, penyebab utamanya adalah gangguan pelayanan Pertamina karena perubahan sistem penebusan dan pengurangan pengambilan karena kekhawatiran penurunan BBM oleh para SPBU.

"Kita tegaskan, sampai saat ini bahwa belum ada informasi dari pemerintah soal rumor penurunan harga BBM," katanya.

Selain itu, kata Ari, keterlambatan pelayanan dari Pertamina terjadi karena adanya libur panjang. Ari menjelaskan, bahwa dalam kondisi seperti itu seharusnya justru para pengusaha SPBU yang harus melakukan antisipasi dengan meningkatkan stok BBM-nya sebelum liburan.

"Ada juga kelambatan di lingkungan Pertamina dengan adanya sistem IT MySAP yang baru, kita juga akan berkoordinasi yang baik antara bank, khususnya 3 bank BUMN Mandiri, BNI, BRI dan BCA," katanya.

Menurut Ari, keterlambatan terjadi secara signifikan hanya di SPBU-SPBU yang dilayani oleh depo Plumpang. Depo Plumpang kurang lebih melayani 20% kebutuhan BBM nasional termasuk Jabodetabek, yang kemudian menyebar ke wilayah Bandung dan Purwakarta. Untuk itu pihaknya sejak Jumat lalu tanggal 2 Januari telah melakukan pelayanan 24 jam agar bisa mengatasi masalah ini.

Bahkan dari Pantauan Pertamina pada tanggal 2 Januari 2009, hanya ada 129 SPBU secara nasional yang benar-benar mengalami kekosongan dibandingkan total 4300 SPBU yang dimiliki Pertamina selebihnya hanya mengalami keterlambatan karena menumpuknya pesanan pada tanggal 2 Januari 2009.

"Untuk itu kita memberikan pelayanan apa saja untuk membeirkan kewajiban pelayanan kepada masyarakat termasuk membahasnya dengan hiswana migas," jelasnya.

Source: detik.com
===


Seringkali orang lupa bahwa yang dinamakan system development juga harus diikuti dengan Change Management yang kuat. Mungkin bukan tidak mau menjadikan Pertamina menjadi baik tetapi mungkin komunikasinya tidak sampai ke akar. Ini bisa juga menghambat proses transfer knowledge, termasuk kepada para pembuat DO yang (rumornya) menyebabkan kelangkaan BBM.

Beberapa komentar yang muncul dari teman-teman mengenai hal ini :

Komentar #1:
Seingat saya, tim project di MySAP sangat besar sehingga pemenang tender melakukan subkontrak terhadap beberapa major vendor di Indonesia yang menyebabkan "kelangkaan" konsultan SAP. Bisa jadi, konsultan-konsultan ini yang mungkin masih membawa "bendera" perusahaan masing-masing ternyata belum mampu menghasilkan sinergi yang ciamik.
Mungkin itu sebabnya sekarang Bu Karen menggantikan Pak Ari karena beliau memiliki track record juga di bidang Teknologi Informasi.

Komentar #2:
Kelihatannya untuk perusahaan sekelas Pertamina perlu untuk terus menerus meningkatkan sumber daya yang dipunyai, agar tak selalu ketinggalan dan sesuai dengan tugas pokoknya yang harus mendistribusikan BBM keseluruh lapisan masyarakat dari Sabang sampai Merauke, walaupun saat ini telah mempunyai pesaing yang mungkin akan menggantikannya bila Pertamina tidak siap dimasa-masa mendatang.

Nah, karena masih ada unsur politisnya, maka gangguan operasi MySAP atau apapun sistem aplikasi yang akan dipakai oleh Pertamina khususnya pada modul SD jelas akan berdampak kepada sendi kehidupan masyarakat. Seperti pada saat penggantian SAP menuju MySAP terjadilah gangguan tersebut sehingga terjadi kekosongan BBM dibeberapa kota besar yang pola konsumsinya tinggi, walaupun pejabat PR nya telah menyampaikan seolah-olah para pemilik SPBU tidak mau menebus DO-BBM dengan alasan margin yang didapat menurun karena adanya penurunan harga BBM.
Padahal DO-BBM yang belum keluar-keluar dari MySAP nya, bagaimana mereka bisa menebus BBM di depot.

Sehingga dampak lanjutannya beberapa pejabat dan profesional yang ada di belakang itu "telah dan akan menjadi korban" atas hal itu. Analisa bekas pejabat maupun ahli kita seperti dikupas dalam koran Suara Pembaharuan merupakan masukkan kepada kita semua yang bekerja di bidang IT, diperlukan "backup","contigency plan" dan mile stone serta keputusan jelas siapa/kapan harus melakukannya karena menyangkut nilai pengadaan SAP yang tidak sedikit.
Atau cara yang lebih gradual dengan cara "implementation by location/function" atau "pilot project".

Jadi kondisi "big bang" yang dipilih dan pada saat itu kemungkinan tidak dibantu dengan "perangkat pemantau" atau pandangan para pendahulu/expert dan hanya berdasarkan aturan diatas kertas bahwa ada contigency plan serta seolah-olah hanya target penyelesaian yang dikejar saja, sehingga hal non teknis kurang mendapatkan porsi pembahasan seperti saat itu seperti pergantian tahun yang berhari libur panjang dan kecenderungannya begitu masuk kerja langsung para pemilik SPBU akan mengorder BBM sebanyak quota dan kemampuannya.

Dapat dibayangkan jika negara kita sudah maju dan kota yang namanya Tahuna yang berbatasan dengan Philipina atau Saumlaki yang akan dibangun bandara
international dikepulauan Maluku mempunyai konsumsi BBM tinggi nantinya, maka bila terjadi keadaan tersebut akan lebih membuat stress lagi mereka-mereka yang bekerja dibelakang sistem aplikasi itu bila terjadi gangguan. Nah itu juga pelajaran yang sangat berharga bagi Mas Asep yang telah membantu Pertamina walaupun ada rasa agak nelongso juga nih kedengarannya. Maju terus mas, lihat kedepan dan sampaikan pengalam itu kepada rekan-rekan lain.

Kita boleh berhandai-handai jika sebelum big-bang dilakukan sudah dipersiapkan sarana "backup" pendukung untuk beberapa Kantor wilayah, Cabang atau Depot Pertamina yang mempunyai konsumsi tinggi (kira-kira ada 50-an lokasi dari 400-an lokasi yang harusnya on-line), maka begitu sekian jam sistem utama tidak bisa on-line langsung sistem backup itu yang beroperasi secara terdistribusi, agar pelayanan kepada masyarakat tidak terhenti.

Sebenarnya Pertamina sendiri sudah ada sistem aplikasi untuk keperluan itu dikelas PC, Mid range walaupun sudah out-of date tetapi tidak ada rotan maka
akar-pun jadi. Begitu sistem aplikasi utama yang sedang dikerjakan on-line maka semua kondisi data, jaringan serta sarana penunjang lain akan langsung
diambil alih kembali oleh sistem utama itu.

Nah ini juga bisa dijadikan bahan masukan bagi pembangun SAP, kira2 sarana penunjang apa yang diperlukan untuk memantau atau mensinkronkan sumber daya itu bila ada case seperti itu. Atau barangkali untuk kondisi Pertamina maka sistem yang dipergunakan adalah gabungan terpusat dan terdistribusi secara terbatas.

Mungkin sampai saat ini beberapa lokasi di wilayah Indonesia belum on-line karena kondisi infrastructure yang belum menunjang atau adanya hal khusus dilokasi sehingga dengan adanya SPC akan banyak berperan disitu.

Sangat membantu kalau modul SAP-SD dilengkapi dengan peta monitoring BBM termasuk yang akan sangat membantu direksi Pertamina yang dapat di-dropdown
sesuai dengan kenyataan realitas lapangan, betapa tidak dulu pada waktu masih manual monitoring yang dilakukan oleh Team-BBM kekritisan stock BBM sering juga terjadi dan dapat diselesaikan dengan baik, masak sekarang telah dibantu dengan teknologi lebih maju tidak bisa membangun monitoring system lebih baik
lagi.

Hayo siapa mau berkontribusi disana ? ajukan saja proposal nya kesana :-)
siapa tahu memang dibutuhkan, Yang perlu diingat bahwa "Gajah" Pertamina secara gradual sedang di bentuk menjadi "kijang" agar berlari lebih kencang
dibelantara ancaman bisnis demi negara dalam mengantisipasi masa datang. Dan ingat juga faktor 3E - Effektip, Effisien dan Ekonomis sehingga walaupun nilai yang diajukan besar, tapi kalau pas dan bermanfaat tentu akan diterima secara profesional.

Komentar #3:
Sesungguhnya,..pertamina bisa melalukan perombakan sehingga sistemnya bisa modern, efisien, efektif dan ekonomis.
Kenapa tidak dilakukan? Karena Mereka Tidak Perduli. Kepedulian untuk menjadikan Pertamina menjadi baik,...hampir tidak ada. Yang ada cuma teori teori yang bersliweran dan hanya dilakukan secara parsial, tidak terintegrasi. Saat ini saya lihat Petamina mulai berbenah diri,...itu karena terpaksa,..dan tetap masih belum sistematis pembenahannya.

Komentar saya sampaikan , bukan untuk mengritik negatif,..justru untuk kritik positif

Komentar #4:
Hmmmm... permasalahan klasik ya, antara bertahan dengan sistem lama dan implementasi sistem baru.

Diolah dari hasil diskusi di salah satu milis SAP